Jitka Plánská

Z hlediska účetních předpisů stanoví zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v § 31 lhůty, po které je nutno uschovávat účetní záznamy.

Z hlediska daňových předpisů je třeba příslušné doklady archivovat po celou dobu, po kterou neskončila lhůta pro vyměření daně. Základní lhůta je stanovena na 3 roky po uplynutí roku, v němž vznikla daňová povinnost.

Tato lhůta se prodlužuje v případě přijetí investiční pobídky formou poskytnutí slevy na dani na celou dobu uplatňování této slevy, dále při uplatňování ztráty minulých let, včetně roku vzniku ztráty, a při nesplnění podmínek pro uznání nákladů u finančního leasingu, kdy začíná lhůta pro doměření daně běžet od konce kalendářního roku, v němž bylo možno poprvé ověřit splnění těchto podmínek. Tato lhůta může skutečně být až 11 let. Ustanovení § 38r ZDP možné lhůty pro vyměření či dodatečné vyměření daně proti § 47 ZSDP prodlužuje. Doplněním odst. 4 do tohoto ustanovení byl pouze potvrzen původní záměr, aby tyto lhůty byly platné pro všechny poplatníky vykazující daňovou ztrátu či pořizující majetek formou finančního leasingu, a nikoliv pouze pro poplatníky čerpající investiční pobídky, jak bylo z původního znění tohoto ustanovení dovozováno. Pokud však poplatník nepatří mezi výše uvedené poplatníky, tedy pokud nedostal investiční pobídku, nevykázal daňovou ztrátu ani nepořídil majetek formou finančního leasingu, tato prodloužená lhůta se ho netýká.

Skartační lhůty

V souladu se zákonem o účetnictví je možné archivovat:

• v listinné podobě – papírový účetní záznam pořízený rukopisem, psacím strojem, tiskařskými nebo reprografickými technikami anebo počítačová tisková sestava.
• v technické podobě – účetní záznam provedený elektronickým, optickým nebo jiným způsobem, který umožňuje jeho převedení do čitelné formy, např. archivace na CD.

Po skončení účetního období se archivuje:

• účetní závěrka, výroční zpráva – 10 let
• účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy – 5 let
• účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví – 5 let

Dokumenty z personalistiky se archivují od roku, který následuje po roce, kterého se dokumenty týkají:

• stejnopisy evidenčních listů – 3 roky
• mzdové listy, účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění – 30 let (u starobního důchodu pouze 10 let)
• u obchodní společnosti (a obdobně i družstva) seznam společníků, členů statutárního orgánu, dozorčí rady a přehled, kdy tato společnost neodvedla pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti – 6 let (3 roky po zaplacení dlužného pojistného)

Podnikatelé – plátci daně z přidané hodnoty archivují:

• daňové doklady – 10 let od konce zdaňovacího období.